Informacje wstępne

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły podmiotowi P.P.H.U. TRANS-TOM Tomasz Kopera z siedzibą w Opocznie (26-300) Kraśnica 36 swoje dane osobowe, w tym osób korzystających z naszych usług, naszych kontrahentów i ich pracowników, pragniemy zadeklarować, że pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach gwarantujących ich bezpieczeństwo.

Aby zapewnić transparentność realizowanych procesów przetwarzania, przedstawiamy obowiązujące w podmiocie P.P.H.U. TRANS-TOM Tomasz Kopera zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”) oraz ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r.

Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych, jest podmiot: P.P.H.U. TRANS-TOM Tomasz Kopera z siedzibą w Opocznie (26-300) Kraśnica 36, legitymujący się nr. REGON: 590323387

Cel przetwarzania, podstawa prawna i okres przetwarzania

Cel przetwarzania	Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych	Okres przetwarzania danych	Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jeśli występuje
Korespondencja	art. 6 ust. 1 lit. c) tj.: niezbędność o wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze; wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora. art. 6 ust. 1 lit. f) tj.: niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora.	Okres przechowywania danych uzależniony jest od charakteru korespondencji i obejmuje czas: - do załatwienia sprawy; - a następnie, w zależności od charakteru korespondencji (np. korespondencja związana z roszczeniami lub reklamacjami do czasu ich rozpatrzenia).	Udzielanie odpowiedzi i wyjaśnień korespondecji.
Zawarcie i realizacja umowy z klientem lub kontrahentem	Jeżeli jesteście Państwo wykonawcą umowy - art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj.: niezbędność do wykonania umowy, której jest Pani/Pan stroną, lub do podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy. Jeżeli jesteście Państwo osobą fizyczną reprezentującą osobę prawną lub jednostkę organizacyjną będącą wykonawcą umowy lub podejmującą działania przed zawarciem umowy, a także pracownikiem lub współpracownikiem takiej osoby prawnej lub jednostki, uczestniczącym w zawieraniu lub realizacji umowy: - art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj.: niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora	Okres uzgodniony przez strony i wskazany w umowach.	Działaniach związane z ustaleniem warunków zawarcia umowy z kontrahentem oraz ułatwieniu komunikacji związanej z jej wykonaniem, a także ustaleniem osób odpowiedzialnych za realizację i uprawnionych do kontaktów w ramach wykonywania umowy.
Dochodzenie roszczeń	- art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj.: niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora	Czas do wygaśnięcia terminów roszczeń wynikających z umowy lub z odnośnych przepisów prawa	Zapewnienie ciągłego i niezakłóconego prowadzenia działalności, wewnętrznych celów Administracyjnych (w tym zarządzania 3 usługami), niezbędnych rozliczeń w związku z zawartą umową, ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń oraz przed roszczeniami. Przetwarzanie danych klientów i kontrahentów oraz ich pracowników w wypadku zaistnienia roszczeń
Rekrutacja pracowników	- art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, - art. 6 ust. 1 lit. b) RODO	Okres do 3 miesięcy od dnia zakończenia procesu rekrutacji. W wypadku zgody kandydata na kolejne rekrutacje, nie dłużej niż 12 miesięcy od dnia zakończenia procesu rekrutacji
Prowadzenie rozliczeń finansowo-księgowych	- art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj.: obowiązek prawny ciążący na Administratorze związany z prowadzeniem dokumentacji podatkowej, wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (m.in. ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości; ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa);	Okres do wygaśnięcia terminów wskazanych w odnośnych przepisach prawa
Zarządzanie zasobami ludzkimi	- art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj.: obowiązek prawny ciążący na Administratorze wynikający z prawa podatkowego, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych; - art. 9 ust. 2 lit. b) RODO tj.: obowiązek prawny ciążący na Administratorze wynikający z potrzeby ustalenia zdolności do pracy; - art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj.: niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora. oraz - art. 6 ust. 1 lit. a) RODO tj.: zgody uzyskanej w celu ułatwienia procesu zatrudnienia pracowników. - dotyczących przechowywania dokumentacji finansowej. Jeśli na mocy umowy cywilnoprawnej wskazany okres przetwarzania jest inny, to przez okres tam wskazany oraz do terminów przedawnienia wynikających z roszczeń * Jeśli terminy przechowywania danych wskazane w umowach, a dotyczące ewentualnych roszczeń są dłuższe niż wymagają tego przepisy prawa, Administrator stosuje terminy dłuższe.	Okres wynikający z odnośnych przepisów prawa - dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej z rozróżnieniem terminów zatrudnienia u poszczególnych	Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz przed roszczeniami
Prowadzenia analiz statycznych	- art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj.: niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, polegający na chęci poprawienia funkcjonowania Spółki	Okres potrzebny do przygotowania, prezentacji analizy wyników statystycznych	Wprowadzenie zmian wynikających z analiz, a mających na celu poprawienie funkcjonowania Spółki
Działania marketingowe w tym Newsletter (za pomocą środków komunikacji elektronicznej)	- art. 6 ust. 1 lit. a) RODO; przywołany przepis pozwala na przetwarzanie danych na podstawie uzyskanej zgody - art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj.: niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, polegający na działaniach marketingowych	Okres do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych przez subskrybenta.	Działania marketingowe, w tym promowanie własnych usług i produktów
Monitoring na obszarze należącym do Administratora	- art. 6 ust. 1 lit. c) tj.: niezbędność o wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze; - art. 6 ust. 1 lit. f) tj.: niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora polegających na zapewnieniu bezpieczeństwa	Nagrania będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 15 dni od dnia zapisu. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu prawnym, termin określony w punkcie powyżej ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania	Bezpieczeństwo pracowników i klientów Administratora. Zabezpieczenie tajemnicy przedsiębiorstwa
Przetwarzanie danych z wykorzystaniem komunikatorów internetowych (Facebook, programy do webinariów itp.	- art. 6 ust. 1 lit. f) tj.:niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora.	Okres do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.	Zapewnienie ciągłości komunikacji biznesowej, marketing produktów własnych oraz dbanie o wizerunek marki
Przetwarzanie wynikające z plików cookies („ciasteczek”)	- art. 6 ust. 1 lit. f) tj.: niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora.	Okres funkcjonowania stron www, których właścicielem jest Administrator. W wypadku działań marketingowych i/lub statystycznych do czasu wycofania zgody. W taki wypadku okresy przetwarzania będą zgodne z opisanymi w tej Polityce prywatności.	Umożliwienie działania podstawowych funkcji stron www. Dostosowanie treści stron www do wymagań i potrzeb użytkownika. Optymalizacja korzystania z serwisów internetowych

Odbiorcy danych W związku z prowadzoną działalnością podmiotu P.P.H.U. TRANS-TOM Tomasz Kopera może ujawnić Pani/Pana dane osobowe wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa. Kolejną kategorią odbiorców, którym mogą być ujawnione Pani/Pana dane są zaufani partnerzy Administratora świadczący dla niego usługi:

• księgowe
• hostingu
• serwisowe dla użytkowanego przez niego sprzętu komputerowego
• doręczeń
• obsługi płatności
• archiwizacji i profesjonalnego niszczenia dokumentów.

Prawa przysługujące na postawie RODO osobom, których dane dotyczące

Na podstawie RODO przysługują Pani/Panu następujące prawa w związku z przetwarzaniem danych osobowych

• żądania od Administratora dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących oraz ich kopii
• sprostowania danych jeśli niepoprawne lub nieprawdziwe
• usunięcia danych („prawo do zapomnienia”), gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa
• ograniczania przetwarzania danych.
• przenoszenia danych jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) .

Na podstawie RODO przysługuje Pani/Panu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzaniu danych, jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa.

Na podstawie RODO przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do polskiego organu nadzorczego, którym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa

Obowiązek lub konieczność podania danych Podanie danych jest warunkiem koniecznym do zawarcia umów, rozliczeń i wywiązywaniu się podmiotu P.P.H.U. TRANS-TOM Tomasz Kopera z wymogów obowiązującego prawa. Podanie danych jest konieczne jeśli chce Pani/Pan skorzystać z usług oferowanych przez podmiot P.P.H.U. TRANS-TOM Tomasz Kopera.

Tu może się zdarzyć, że Pani/Pana dane będą przetwarzane w zakresie ujawnionym przez podmiot kierujący Panią/Pana do skorzystania z usług oferowanych przez podmiot P.P.H.U. TRANS-TOM Tomasz Kopera (standardowo są to: imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu służbowego, służbowy adres poczty elektronicznej). W pozostałym zakresie (w tym szczególnie chodzi o cele marketingowe) podanie danych jest dobrowolne w tym internetowym portalom Rekrutacyjnym

Profilowanie

Pani/Pana dane nie będą wykorzystywane w celu zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych (w tym profilowania), które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.